Искусство управления временем в бизнесе

 Наталья Валовая, бизнес-консультант

По данным консалтинговой компании «Эссетл Лейтс», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и США, 23% опрошенных менеджеров работают по 80 часов в неделю, 24% – по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Исследования показывают, что 36% (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют неэффективное планирование и недостаточный контроль.

Многие люди живут изо дня в день в бесконечной круговерти, не успевая концентрироваться на жизненных целях, растрачивая своё время на рутину и решение каждодневных проблем. Однако дефицита времени не существует, у всех нас предостаточно времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. А если вы считаете, что «слишком заняты», чтобы успешно работать и добиваться поставленных целей, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, но успевают сделать намного больше, чем вы. Это не дар Божий, это лишь владение мастерством управления времени или таймменеджмент.

В основе успешного таймменеджмента лежит эффективная работа с целями и планирование. Ваши цели всегда должны быть реальными, планируемыми и достойными, а результат достижения цели – видимым и возможным для оценки.

Работая с целями, всегда формулируйте перспективный план развития, фиксируя его на бумаге. Реально оценивайте ваши шансы для желаемых перемен, оценивайте необходимость помощи со стороны, потребность в различного рода ресурсах (материальных, людских и т.д.). Для каждой цели укажите сроки, в которые вы предполагаете достичь намеченного, распишите шаги и этапы достижения поставленных целей. Всегда расставляйте приоритеты в своих целях, руководствуясь принципом Парето или принципом «20:80» (За 20% времени выполнять 80% объёма работ, приближающих вас к намеченной цели).

Планируя день, не отказывайте себе в удовольствии отметить в вашем ежедневнике не только, в какое время вы собираетесь выполнить намеченные дела, но и ожидаемый результат выполнения, приближающий вас к намеченной цели. Ибо ничто так не помогает достигать успеха, как работа с учётом собственных интересов, направленная на достижение поставленных целей.

Однако и среди тех, кто успешно владеет техниками целеполагания и планирования, всё-таки есть хронически неуспевающие работоголики. Это люди высокой профессиональной подготовки, вечно спешащие и ничего не успевающие, взваливающие на себя груз ответственности своих коллег и подчинённых. Им недостает времени вникнуть в проблемы будущего, все заслоняет текущий стресс и постоянный кризис. Такое видение себя в бизнесе часто приносит разрушающий эффект и требует использования ряда техник, позволяющих экономить время.

Основной техникой экономии времени является делегирование. Если вы менеджер или руководитель, стремитесь делегировать всё, что вы можете делегировать. Перепоручайте часть деятельности подчинённым и коллегам, корректно формулируя задачи, корректируя и контролируя их выполнение. Кроме того, всегда думайте о том, сколько вы времени сэкономите, если:

• закончите телефонный разговор, как только получите необходимую информацию;
• быстро и эффективно проведёте совещание или конференцию;
• заранее будете подготовлены к ответственной встрече с деловыми партнёрами или клиентами;
• установите часы, в которые вы могли бы заняться своей непосредственной работой без помех;
• продуманно организуете своё рабочее место наиболее удобным для вас образом;
• овладеете мастерством дипломатичного вежливого отказа в тех случаях, когда на вас взваливают горы чужой работы и ответственности;
• будете постоянно задавать себе вопрос «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?»

«Газета работодателей и предпринимателей», № 2 (15) 2008 год.